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Protocollo elettronico: ecco come comportarsi

15 Ottobre 2018 in Notizie Fiscali

Nell’interpello n°34/2018 pubblicato dall’Agenzia delle Entrate l’11 ottobre il contribuente istante ha chiesto all’ Amministrazione finanziaria quale fosse il corretto comportamento da tenere in merito al protocollo elettronico attribuito in sede di ricezione di vari documenti (fatture e bolle doganali).

In particolare l’istante rappresentava un Gruppo societario internazionale le cui procedure fino ad ora utilizzate prevedevano:

  • l’attribuzione di un protocollo di arrivo unico per tutte le società appartenenti al gruppo (non solo italiane) e la tenuta di un registro dei protocolli di arrivo,
  • lo smistamento di tali documenti alle società direttamente interessate che provvedevano ad attribuire il protocollo Iva al momento della registrazione contabile
  • la stampa su registri Iva, per ogni singolo documento con valore contabile/ fiscale del protocollo di arrivo, del protocollo Iva nonché ovviamente del numero documento originariamente attribuito dal fornitore.  

Attualmente però l’istante prevede entro Luglio 2019 di procedere alla registrazione del protocollo di arrivo in via automatizzata attraverso l’attribuzione, tramite sistema SAP, del VIM (Vendor Invoice Management); inoltre, in virtù dell’utilizzo della fattura elettronica, i documenti possono attualmente arrivare mediante tre canali distinti:

  • posta ordinaria per fatture cartacee
  • posta elettronica per fatture inviate in formato pdf
  • SdI per le fatture elettroniche

L’innovazione attraverso il quale verrà determinato il VIM number farà ovviamente si che non vi sia la materiale apposizione sul documento fisico del numero di protocollo ma si tratterà di un’attribuzione virtuale. Inoltre l’istante non procederà più alla materiale tenuta del registro del protocollo di arrivo e chiede quindi all’Agenzia se tale procedura sia corretta, posto sempre che sul registro Iva acquisti di ogni singola società del gruppo verrà riportato il protocollo Iva, il numero fattura ed il VIM number.

L’agenzia delle Entrate ha quindi risposto confermando la correttezza del comportamento purché sia sempre possibile effettuare, anche su richiesta degli organi di controllo, la stampa riepilogativa dei cd. VIM number e dei dati ai medesimi associati tra i quali dovrebbe risultare anche il numero fattura attribuito dal fornitore.

La risposta è supportata dalla circolare 45/E del 19 ottobre 2005 e dalla risoluzione 46/E del 10 aprile 2017.

Nella prima, partendo dal presupposto che anche le fatture elettroniche di acquisto possono essere memorizzate su idoneo supporto informatico e, non essendo possibile su tale supporto apporre il numero progressivo delle singole ricevute a causa della staticità ed immodificabilità del documento elettronico, l’esigenza di individuare con facilità la fattura elettronica dovrà trovare necessaria soluzione nell’ambito del sistema di contabilità, attraverso l’associazione informatica della fattura ai dati annotati nell’apposito registro Iva.

Nella risoluzione 46/2017 viene inoltre specificato che “l’apposizione fisica del numero progressivo IVA sul documento originale non sia indispensabile qualora sia assicurata la perfetta corrispondenza dei dati contenuti nella fattura e quelli riportati nel registro IVA degli acquisti e nel registro dei protocolli di arrivo e, in particolare, sia riportato nel registro IVA, con riferimento a ciascun documento, anche il numero progressivo di protocollo di arrivo”.

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