Non vi è obbligo di sottoscrizione digitale della nota spese da parte del dipendente che la produce con sistema informatico, allegando i relativi documenti giustificativi tramite credenziali di accesso univoche e personali.
Questo è il chiarimento fornito con Risposta a interpello n 740/2021 delle Entrate che ancora una volta trattano il tema delle note spese dei dipendenti.
In particolare, in merito a:
- creazione,
- controllo,
- contabilizzazione
- conservazione
in formato totalmente digitalizzato di note spese e relativi allegati, l'agenzia, nel caso di specie, in cui l’accesso è online con un’utenza univoca e personale del dipendente, cui è associata una password da cambiare obbligatoriamente con frequenza mensile, afferma che il sistema descritto garantisce la valida formazione del documento informatico.
Essa peraltro conferma l'orientamento già espresso con altri documenti di prassi del passato.
Le Entrate richiamando le disposizioni del Cad, Codice della amministrazione digitale, ritengono non obbligatoria la sottoscrizione digitale delle note spese da parte del dipendente ai fini:
- della corretta formazione del documento informatico,
- ma anche per la loro rilevanza fiscale.
Nella fattispecie descritta, l'agenzia ritiene che laddove siano garantiti i requisiti di immodificabilità, integrità ed autenticità dei documenti dematerializzati, -condizione non verificabile in sede di interpello – nulla osta all'adozione del processo ipotizzato dall'istante.
E ciò, non solo quando la nota spese è generata direttamente dal trasfertista mediante la procedura di accesso alla rete aziendale (tramite l'inserimento del "nome utente" e della "password"), ovvero, laddove la connessione sia già avvenuta, tramite il sistema SSO (single sign-on) – ma anche quando la medesima è prodotta tramite un delegato, il quale agisce su procura, in nome e per conto del delegante, in base agli articoli 1387 e seguenti del codice civile, di cui resta traccia nel sistema stesso.
L'agenzia specifica che i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La loro natura, quindi, è quella di documenti analogici originali "non unici" ai sensi dell'articolo 1, lettera v), del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale, C.A.D.), che qualifica come tali «i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi».
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